Ujian MID 2 PIA kelas 2 ANB

SISTEM ADMINISTRASI

PT GRAMEDIA PUSTAKA UTAMA

WHISNU PRASETYA

NIM 061230601219

BAB I Pendahuluan

A.    Latar Belakang

Setiap perusahaan baik kecil maupun besar, perlu diatur dan ditata dengan baik, sehingga pelaksanaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan efektif dan efisien.  Maka dari itu diperlukan sebuah administrasi yang diperlukan untuk berjalannya sebuah perusahaan.  Di dalam administrasi dibutuhkan sumber daya manusia yang yang harus memiliki kemampuan di dalam bidang administrasi meliputi kemampuan korespondensi, kearsipan dll.  Di sini saya akan membahas sebuah sistem administrasi yang ada di suatu perusahaan yang bergerak di bidang bisnis yaitu PT GRAMEDIA PUSTAKA UTAMA berikut sejarah singkat perusahaan tersebut:

Di atas kertas, penerbit Gramedia lahir pada tanggal 12 Maret 1970 ketika nama Gramedia dikukuhkan dengan akta notaris sebagai sebuah PT yang bergerak di bidang percetakan dan penerbitan. Tidak diketahui siapa yang mengusulkan nama GRAMEDIA. Yang pasti suku kata Gra berasal dari kata gramma (Latin) atau graphein (Yunani) yang berarti “huruf”, yang kemudian digabungkan dengan kata media. Usaha penerbitan ini dirintis oleh P.K. Ojong (almarhum) dan Jakob Oetama, yang memang kutu buku, dengan mendirikan toko buku pada tahun 1969. Pada waktu itu buku-buku yang ada kebanyakan berbahasa Inggris.  7 Agustus 1973, Adisubrata, direktur pertama Gramedia Penerbitan menandatangani kontrak dengan pengarang. Buku pertama yang diterbitkan berupa novel berjudul Karmila karangan Marga T. (kini sudah cetak ulang ke-19). Menyusul kemudian buku terjemahan nonfiksi Hanya Satu Bumi (Barbara Wako dan Rene Dubos), tawaran dari Yayasan Obor.  Pendirian Penerbit Gramedia makin dikukuhkan dengan Surat Keputusan tertanggal 25 Maret 1974 yang ditandatangani oleh Jakob Oetama (selaku Pimpinan PT Gramedia), intinya memberi kewenangan kepada Adisubrata untuk menandatangani perjanjian kepada pihak luar/pengarang untuk dan atas nama Penerbit Gramedia. Tanggal inilah yang kemudian menjadi “hari lahir” Penerbit Gramedia. Adisubrata kemudian mempelajari seluk beluk penerbitan dari Penerbit Bhatara, Djambatan, Pustaka Jaya, Balai Pustaka, dan lain sebagainya. Tahun 1974 Adisubrata menghubungi penerbit Longman, Macmillan, Oxford University Press, Harper Collins, Penguins, dan ke Belanda menyambangi VNU, serta penerbit besar lainnya untuk mendapatkan buku-buku yang akan diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia.

Sesuai dengan penjelasan di atas bahwa PT GRAMEDIA PUSTAKA UTAMA merupakan  perusahaan penerbit buku dalam bahasa Indonesia dan sudah memiliki nama di masyarakat.  Hal ini merupakan hasil dari struktur organisasi dan administrasi yang dapat berjalan dengan baik.  Di samping hal itu PT GRAMEDIA PUSTAKA memiliki sistem kerja dan proses administrasi yang dijalankan oleh sumber daya manusia kompetensi yang memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat  dilaksanakan dengan baik, tepat waktu, tepat sasaran dan sebanding dengan biaya dan hasil yang diperoleh.  Dapat berjalannya sebuah perusahaan pasti memiliki sebuah tujuan yang akan dicapai salah satunya keuntungan, keuntungan yang didapat oleh PT GRAMEDIA PUSTAKA UTAMA adalah dengan memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan memberikan bacaan kepada semua lapisan masyarakat.  Di dalam sebuah administrasi memiliki unsur-unsur administrasi yang saling berhubungan satu sama lainnya dan hal ini berlaku pada PT GRAMEDIA PUSTAKA UTAMA yang menerapkan unsur-unsur tersebut, di dalam sebuah perusahaan memiliki visi dan misi yang akan dicapai, untuk mencapai tujuan tersebut administrasi memiliki dampak yang besar untuk bisa tercapainya suatu tujuan.  Struktur organisasi yang ada pada sebuah perusahaan tersebut sangat berhubungan dengan administrasi untuk berjalannya organisasi tersebut atau dengan kata lain organisasi tidak dapat dikelola tanpa adanya sebuah administrasi.  Dalam tulisan ini saya mengambil contoh perusahaan berdasarkan kepada PT GRAMEDIA PUSTAKA UTAMA cabang Palembang yang ber alamat di Jalan Kolonel Atmo, No. 45, Palembang 30125, Indonesia.

B.     Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan adalah untuk membahas seperti apakah administrasi yang ada di PT GRAMEDIA PUSTAKA UTAMA, meliputi unsur-unsur administrasi yang diterapkan di perusahaan tersebut diantaranya organisasi, komunikasi, manajemen, informasi, administrasi perbekalan, administrasi keuangan dan hubungan masyarakat.  Tujuan yang ada di perusahaan ini akan dibahas berdasarkan administrasi yang telah diterapkan dan hubungannya pada tujuan yang akan dicapai.  Membahas latar belakang terbentuknya perusahaan beserta struktur organisasi yang ada di perusahaan karena struktur organisasi merupakan gambaran sebuah perusahaan dan merupakan tempat pembagian tugas terhadap para pegawai yang bekerja sekaligus sebagai suatu manajemen bagaimana seorang manajer dapat mengatur dari struktur organisasi yang telah terbentuk sebelumnya.  Membahas sistem kerja di perusahaan ini, seperti apakah bentu kerja yang ada di perusahaan penerbitan ini dan membahas proses perusahaan ini dapat berjalan dan bertahan hingga saat ini sebagai perusahaan yang telah dikenal masyarakat.

BAB II TEORI-TEORI

- Luther Gulick, organisasi adalah sebagai suatu alat saling hubungan satuan-satuan kerja yang memberikan mereka kepada-kepada orang-orang yang ditempatkan dalam struktur kewenangan. Dengan demikian pekerjaan dapat dikoordanisikan oleh perintah para atasan kepada para bawahan yang menjangkau dari puncak sampai ke dasar dari seluruh badan usaha.

- Schein, organisasi merupakan suatu system terbuka, yang memiliki interaksi konstan dengan lingkungannya, serta terdiri dari banyak sub-grup, unit-unit jabatan, susunan hierarki serta segmen yang tersebar secara geografis.

- Koontz and Donnel, manajemen adalah terlaksananya pekerjaan melalui orang-orang lain.

- Kimball and Kimball, manajemen terdiri dari semua tugas dan fungsi yang meliputi penyusunan sebuah perusahaan, pembiayaan, penetapan garis-garis besar kebijaksanaa,penyediaan semua peralatan yang diperlukan dan penyusunan kerangka organisasi serta pemilihan para pejabat terasnya.

- Lexicographer, komunikasi adalah upaya yang bertujuan berbagi untuk mencapai kebersamaan.

- Websters New Colligiate Dictionary, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi diantara individu melalui system lambang-lambang, tanda-tanda atau tingkah laku.

- Kepegawaian sebagai ilmu yaitu mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak penerimaan hingga pemberhentiannya.

- Kepegawaian sebagai proses yaitu proses penyelenggaraan politik kepegawaian atau program kerja/tujuan yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang digunakan dalam usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tyertentu.

- Kepegawaian sebagai fungsi yaitu mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

- Kepegawaian sebagai seni yaitu seni memilih pegawai baru serta menggunakan pegawai-pegawai lama dengan cara sedemikian rupa, sehingga dari segenap tenaga kerja manusia itu diperoleh hasil dan jasa yang maksimal baik mengenai jumlah maupun tujuannya.

Masing-masing konsep bersifat statis, sedangkan dalam kenyataan ditempat kerja yang didalamnya sedang berlangsung rangkaian kegiatan penataan akan tampak adanya unsur umum sebagai suatu proses yang bersifat dinamis semua unsur seringkali langsung secara bersamaan. Juga urut-urutan pelaksanaan dan pentingnya suatu unsur dapat berubah-ubah. Bergantung pula pada orang-orang dan corak kerjasama, peranan yang dititik beratkan dari sesuatu unsur dapat berbeda-beda dalam suatu kerjasama tertentu. Jadi hubungan setiap delapan unsur ini saling berhubungan secara erat. Apabila rangkaian ini berputar artinya rangkaian kegiatan penataan itu sedang berlangsung, maka kedelapan unsur itu merupakan kesatuan yang tidak mungkin dipisah-pisahkan dan sukar dibeda-bedakan dengan tegas.

BAB III PEMBAHASAN

            Tulisan ini membahas tentang:

1.      Pengertian judul, yaitu pengertian sistem perusahaan dan pengertian administrasi itu sendiri.

2.      Struktur organisasi perusahaan dan bagaimana organisasi tersebut dapat berjalan pada sebuah perusahaan.

3.      Unsur-unsur administrasi perusahaan meliputi:

Organisasi, manajemen, komunikasi, informasi, administrasi perbekalan, administrasi keuangan dan hubungan masyarakat.

4.      Aspek terbentuknya perusahaan.

5.      Motif dan tujuan perusahaan.

6.      Proses dan sistem kerja perusahaan.

7.      Status pegawai perusahaan.

1.  Pengertian Judul

Sesuai dengan judul tulisan ini yaitu sistem administrasi PT GRAMEDIA

UTAMA, hal yang akan dibahas adalah pengertian sistem dan administrasi.  Pengertian sistem menurut para ahli:

Menurut Gordon B. Davis:  Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran dan maksud.

Menurut Webster's Unabridged:  Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.

Menurut Bertalanffy:  Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama.

Pengertian administrasi menurut para ahli:

Menurut WH Evans:  Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen  dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.

Menurut George Terry:  Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari pengertian di atas terlihat bahwa antara sistem dan administrasi memiliki sebuah kemiripan yaitu bagian-bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi serta memiliki tujuan.  Kemiripan hal ini menunjukkan bahwa administrasi merupakan sistem yang telah diatur sedemikian rupa untuk mencapai suatu tujuan pada sebuah perusahaan.

2.  Struktur Organisasi Perusahaan

Sistem administrasi memiliki kaitan pada suatu struktur organisasi, dengan berjalannnya sistem maka akan berjalan pula struktur tersebut.  Sebelum membahas lebih lanjut berikut  pengrtian struktur  organisasi menurut David Wilson dan Robert Rosenfeld:

“pola hubungan yang diciptakan di antara komponen-komponen bagian dari seluruh organisasi yang menggambarkan pola komunikasi, pengendalian, dan wewenang”.

Dari pengertian di atas bahwa struktur organisasi merupakan bagian-bagian dari seluruh organisasi yang membentuk garis komunikasi dan wewenang dari atasan sampai bawahan yang saling terintergrasi.  Di dalam sebuah perusahaan struktur organisasi memiliki bentuk-bentuk dan memiliki ciri-ciri yang berbeda, perbedaan bentuk ini terjadi karena masing-masing perusahaan memiliki strukut dan jumlah pegawai yang berbeda pada setiap perusahaan.  Berikut beberapa bentuk struktur organisasi beserta ciri-cirinya:

Piramida mendatar (flat)‏:  Adanya jumlah organisasi yang tidak banyak banyak menyebabkan tingkat-tingkat hirarki kewenangan sedikit.
Adanya peningkatan pekerja bertambah dan harus bisa dikendalikan.
Pada jumlah jabatan sedikit sebab tingkat tingkat relatifnya kecil.

Piramida Terbalik:  Organisasi piramida terbalik salah satu unit dari tipe piramida terbalik ialah jumlah jabatan pimpinan lebih besar daripada jumlah pekerja. Organisasi ini hanya cocok untuk organisasi -organisasi yang pengangkatan pegawainya berdasarkan atas jabatan fungsional seperti organisasi-organisasi/lembaga-lembaga penelitian, lembaga - lembaga pendidikan

Kerucut:  Jumlah satuan organisasi banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki/kewenangan banyak.  Pelimpahan wewenang dan tanggungjawab dapat dilakukan sampai kepada pejabat/pimpinan yang bawah/rendah.  Jumlah informasi jabatan cukup besar.

Struktur organisasi yang ada di PT GRAMEDIA PUSTAKA UTAMA memiliki bentuk ke-3 atau bentuk kerucut, memiliki masing-masing bidang yang memiliki tanggung jawab masing-masing.  Bidang-bidang tersebut antara lain:

Pimpinan:  berperan sebagai manajer yang bertugas sebagai pengambil keputusan dan kebijakan dalam sebuah struktur organisasi.

Keuangan:  berperan mengatur segala keuangan yang ada di perusahaan baik pengeluaran maupun pendapatan serta gaji pegawai.

Depo/Distribusi:  berperan dalam pengantaran barang-barang yang ada di perusahaan dalam hal ini melakukan distribusi buku-buku yang terbit.

Dan berikut adalah gambaran bentuk struktur organisasi PT GRAMEDIA PUSTAKA UTAMA:

Garis-garis pada gambar tersebut menunjukkan garis pimpinan atau komando dari atasan (pimpinan) yang memberikan intstruksi kepada bidang-bidang lain dan begitu seterusnya.

3.  Unsur-Unsur Administrasi

            Strukur organisasi perusahaan yang terancang dengan baik merupakan struktur organisasi yang berdasarkan unsur-unsur admininistrasi.  Berikut unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie:

Organisasi:  Organisasi adalah kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada.

Manajemen:  Manajemen adalah suatu cara menggerakkan orang lain untuk melakukan suatu tujuan.

Komunikasi:  Komunikasi adalah proses yang menyampaikan warta dari seseorang kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

Informasi:  Informasi adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa penghimpun, pencatat, pengolah, penggadaan pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan informasi.

Kepegawaian:  Kepegawaian adalah proses yang menyangkut pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan, pengangkatan, pengembangan, kesejahteraan, pemutasian dan pemberhentian tenaga kerja dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan.

Keuangan:  Keuangan adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa pengadaan, pencatatan, pengaturan, pemakaian, pemeliharaan, dan penyingkiran benda dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

Perbekalan:  Perbekalan adalah rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur, pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan dalam usaha kerja.

 Hubungan Masyarakat:  Hubungan masyarakat yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa usaha pengenalan organisasi kepada lingkungan dan penangkapan hasrat serta suasana lingkungan dalam kerjasama mencapai tujuan.

Setiap perusahaan yang bergerak di bidang bisnis tentu menerapkan unsur-unsur administrasi tersebut.  PT GRAMEDIA PUSTAKA UTAMA telah memiliki unsur-unsur administrasi tersebut diantaranya adalah:

Organisasi:  Telah dijelaskan sebelumnya bahwa PT GRAMEDIA telah memiliki suatu organisasi yang menghubungkan antara satu bidang dengan bidang lainnya, contoh:  kerjasama antara manajer dan bidang perbekalan yang mengatur segala yang berhubungan dengan buku-buku yang akan dijual.

Manajemen:  Sudah terlihat setiap toko buku tentu memiliki manajer yang mengatur bawahan atau pegawainya dan memiliki tanggung jawab kepada para pegawai.

Komunikasi:  Antara satu pegawai dan pegawai lainnya memiliki satu komunikasi, contoh:  satu pegawai saling berkomunikasi dengan pegawai lain untuk mencari buku yang diminta oleh pelanggan.

Informasi:  informasi sangat dibutuhkan di PT GRAMEDIA, karena diperlukan untuk mencari judul buku secara cepat berdasarkan sistem kearsipan yang telah diterapkan sejak lama.

Kepegawaian:  penerimaan pegawai di PT GRAMEDIA sampai saat ini lebih berfokus pada pencarian pegawai di posisi counter dan sales promotion terbukti dengan terus bertambahnya pegawai di posisi tersebut di banyak toko buku.

Keuangan:  keuangan di PT GRAMEDIA berdasarkan pada penjualan buku dan penjualan tersebut dibedakan berdasarkan data pemasukan setiap jenis buku.  Berbagai jenis buku bisa ditemui adalah pendidikan, fiksi, hiburan, kesehatan dll.

Perbekalan:  perbekalan di PT GRAMEDIA merupakan pengaturan barang berupa buku bacaan yang diatur menurut pemasukan, pengeluaran buku dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan pengaturan barang tersebut.

Hubungan masyarakat:  terbatas pada promosi tingkat media cetak dan media elektronik, karena sebuah buku akan memiliki daya tarik tersendiri bagi pembacanya.  Pembeli akan dapat melihat langsung sinopsis buku yang akan di baca di perusahaan ini.

4.  Aspek Terbentuknya Perusahaan

            Perusahaan memiliki aspek-aspek terbentuknya perusahaan tersebut, setiap perusahaan memiliki masing-masing latar belakang terbentuknya perusahaan.  PT GRAMEDIA memiliki aspek berupa memberikan kontirbusi di dunia bisnis sebagai penerbit buku dan penerjemah buku yang diadaptasi dari asing, PT GRAMEDIA berusaha untuk menjadi pemasok dan sebagai penerbit yang unggul di bidang bisnis tersebut, karena alasan tersebut PT GRAMEDIA memberikan layanan kepada para konsumen sebagai penyedia bahan bacaan baik lokal maupaun asing.

5.  Motif dan Tujuan Perusahaan

            Setiap perusahaan tentu memiliki sebuah motif dan tujuan sehingga dapat terbentuknya perusahaan tersebut baik.  Hal ini tidak terlepas dari suatu administrasi, telah kita ketahui bahwa administrasi dapat dibedakan menjadi dua berdasarkan motif dan tujuan yaitu administrasi negara dan administrasi bisnis.  PT GRAMEDIA merupakan perusahaan di bidang bisnis dan sesuai dengan administrasi bisnis.  Administrasi bisnis memiliki motif dan tujuan untuk menghasilkan keuntungan berdasarkan modal yang tersedia serta melayani publik atau masyarakat dengan produk yang dihasilkan.  PT GRAMEDIA memiliki motif dan tujuan berupa mendapatkan keuntungan dari penjualan produk berupa karya tulis baik merupakan terbitan lokal maupun terbitan asing yang telah dialih bahasa.  PT GRAMEDIA memiliki andil berupa memasarkan produk buku yang diterbitkan dan bekerja sama dalam menterjemahkan buku bahasa asing ke dalam bahasa Indonesia.

6.  Proses dan Sistem Kerja

            Setiap perusahaan tentu memiliki proses berupa jalannya perusahaan tersebut yang mencakup segala bidang tidak terkecuali administrasi yang memiliki sebuah proses kerja.  Proses kerja pada suatu administrasi menjadi penentu terhadap berjalannya proses kerja suatu perusahaan tersebut.  PT GRAMEDIA memiliki proses kerja pegawai dalam segala bidang seperti keuangan, perbekalan, distribusi dan sales promotion dan kesemuanya berjalan masing-masing sesuai tugasnya dan akan saling terhubung satu sama lain saat dibutuhkan.  Contoh yang jelas adalah proses kerja para pegawai di sales promotion yang melakukan sebuah proses berupa memberi pelayanan kepada para pelanggan.  Di dalam suatu proses tentu memiliki sebuah sistem kerja yang telah ditetapkan dan diterapkan oleh para pegawai.  Sistem kerja di PT GRAMEDIA memiliki hubungan kepada kegiatan bisnis secara langsung karena kegiatan yang dilakukan berhubungan langsung dengan administrasi seperti kearsipan mengatur tata letak buku dan etika dalam bekerja menjadi ikatan kerja yang erat antara sistem kerja dengan administrasi secara langsung.

7.  Status Pegawai

            PT GRAMEDIA merupakan perusahaan yang bergerak di bidang bisnis, mengenai status pegawai, PT GRAMEDIA memiliki status pegawai sebagai pegawai swasta dengan kata lain pihak perusahaan dapat melakukan Pemutusan Harian Kerja terhadap para pegawai-nya. Jika orang-orang yang bagus meninggalkan perusahaan, lihatlah atasan langsung/tertinggi di departemen mereka. Lebih dari alasan apapun, dia adalah alasan orang bertahan dan berkembang dalam organisasi.  Dan dia adalah alasan mengapa mereka berhenti, membawa pengetahuan, pengalaman, dan relasi bersama mereka. Biasanya langsung ke pesaing. Orang meninggalkan­ manajer/direktur anda, bukan perusahaan, tulis Marcus Buckingham dan Curt Hoffman penulis buku First Break All the Rules.  Kutipan di atas menunnjukkan bahwa seorang pegawai lebih meninggalkan jabatan bukan karena perusahaan ia bekerja, hal ini menunjukkan bahwa perusahaan swasta tidak menjadi acuan banyaknya pegawai yang meninggalkan jabatan mereka, namun tergantung bagaiman manajemen itu dilakukan dan berjalan.

BAB IV Penutup

            Dari hal-hal yang telah dibahas sebelumnya dapat ditarik kesimpulan berupa:

1.  Struktur organisasi yang efektif diterapkan dalam suatu perusahaan    adalah struktur organisasi yang dapat memenuhi kepentingan pengguna.

2.  Faktor yang mempengaruhi pemilihan administrasi suatu perusahaan adalah organisasi, manajemen, komunikasi, informasi, keuangan, kepegawaian, perbekalan, hubunngan masyarakat.

3.  Staf/karyawan perusahaan adalah sataf yang memiliki kompetensi, baik kompetensi professional (mempunyai pengetahuan/keahlian), maupun kompetensi Individu (memiliki dalam hal pengelolaan dan pengembangan perpustakaan).

Daftar Pustaka

Atmosudirdjo,Prajudi. 1978. Dasar-dasar Ilmu Administrasi. Jakarta.

Sukarna. 1992. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta.

Handayaningrat, Soewarno. 1982. Pengatar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen.  Jakarta.